ディレクターバンクの烏田です。自社のデジタルマーケティング運用を外部の専門家や代行会社に外注しようとしても、外注先候補からの提案内容が的を得ず、誤差を埋めるためのやりとりに時間ばかりかかり、スピーディに進まない……それは、もしかしたら委託先候補に対する「RFP（Request For Proposal：提案依頼書）」の書き方に問題があるのかもしれません。
今回、数々の企業ホームページのリニューアルや運用経験をお持ちのWebディレクター・中西妙子さんに、受託側から見て、ニーズと条件がわかりやすく、良い提案をスピーディに（一発で）まとめるためには、どのようなRFPを発注者側は書くべきか？アドバイスをいただきました。ぜひ、今後のRFP作成の参考にしていただければ幸いです。
まず、RFPとは企業が外部の業務代行会社などに対して、業務委託を依頼する際に用意する提案依頼文書のことです。クライアント側は、RFPで業務委託における自社の要望を明文化して相手に伝えます。RFPとしてまとめることで、複数社に同じ内容を伝えることができ、各社からの提案内容も評価しやすくなります。
なによりも、RFPにまとめることによって、自社の目的や条件を明確にし整理することができます。
「目的や条件を明確に」とは、いかにも当たり前のことのようですが、提案側としては提案内容をまとめるにあたって、RFPの記載内容だけでは不十分で、別途の打ち合わせでヒアリングするというようなことは、ままあります。
例えば、ホームページのリニューアルについての制作提案依頼があったとします。提案にあたって最低限必要なのは次のようなポイントです。
・ホームページに求めている役割（問い合わせを受け付けたい等）
・自社のビジネス、商品の説明
・現状の課題（何故リニューアルが必要だと思ったのか、リニューアルの経緯や動機）
・社内の体制（リニューアル後にHP維持にかけられる人数、工数）
・予算感
・希望するスケジュール（今期中にやりたい等）
・提案の締め切り
ホームページのデザイン的な面は、文章にするよりも、イメージと近い既存のサイトを例として提示するほうが、的確なイメージの共有につながります。同業他社などでいいと思っているサイト例も参考になります。
加えて、現状のホームページのアクセスデータ解析の状況、KPIを追えているのか、改善活動を行っているのかなどの現状についても情報があると、より的確な課題解決のためのリニューアル案を提案できるようになります。
この他、技術的な条件、より具体的な自社のビジネスに関する分析（ユーザーインサイト等）も記載があると、受注側としてもかなり状況が把握でき、より気持ちが通じる提案につながります。
ぜひ、この機会に社内での調査や検討を行い、目的や条件を整理してRFPを書き上げていただければと思います。
ディレクターバンクが、見積もりをとる際に実際に使っている「RFP（Request For Proposal：提案依頼書）」のテンプレートを、無償ダウンロード公開しています。Webサイトの制作や開発に汎用的に使えるテンプレートです。
記載例もついていますので、ぜひご活用ください。
中西 妙子 さん
Webディレクター
2007年より大手IT企業にて法人向けサービスを中心にWebサイトのディレクション、制作を担当。2018年よりフリーランスとして活動中。
ディレクターバンクでは、企業のデジタルマーケティング担当者様と一緒になって、効果的なデジタルマーケティング企画支援を行う運用代行サービスを行っております。自社のデジタルマーケティング運用でお困りの点がございましたら、お気軽にご相談ください。